Обследование – это работа бизнес аналитика на предприятии Заказчика по изучению бизнес-процессов, документооборота, выявление тенденций развития бизнеса предприятия, определения требований к автоматизированной системе с целью выработки рекомендаций по разработке оптимальной для данного предприятия схемы внедрения автоматизированной системы.
Задачи обследования:
- изучение бизнес-процессов организации Заказчика и определение необходимости их изменения, в случае неэффективности их реализации в существующем виде;
- определение на адекватность системы «1С:Предприятие 8» реализуемым и перспективным бизнес-процессам организации Заказчика;
- определение и оценка пожеланий Заказчика по автоматизации управления организацией, выработка рекомендаций по модификации компонентов программного продукта «1С:Предприятие 8»;
- определение особенностей финансово-хозяйственной деятельности организации Заказчика;
- определение требований Заказчика к целевым показателям автоматизированной системе управления предприятием;
- оценка уровня подготовленности персонала Заказчика к освоению нового программного обеспечения;
- идентификация области учета и основных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации (определить границы автоматизации) организации Заказчика;
- подготовка предложений Заказчику по объему, этапам и предварительным срокам выполнения работ по внедрению системы «1С:Предприятие 8« в организации Заказчика;
- оценка рисков неконтролируемых изменений объема, стоимости и продолжительности предстоящих проектных работ;
- определение бюджета проекта;
- написание отчета о проведенном обследовании.
Порядок проведения обследования
Обследование предприятия Заказчика проводится в четыре этапа:
I этап – подготовительный;
II этап - исследовательская работа экономиста аналитика в организации Заказчика.
III этап - описание экономистом-аналитиком предметной области Проекта, по показателям, выявленным в ходе обследования (работы, их качество, стоимость и продолжительность).
IV этап – согласование с Заказчиком предметной области Проекта, изложенной в виде отчета о результатах обследования и их утверждение.
В ходе подготовительного этапа решаются следующие задачи:
- проводится экспресс-диагностика предприятия Заказчика для определения масштаба и глубины предстоящего обследования, а также его продолжительности и стоимости;
- между Исполнителем и Заказчиком заключается Договор на проведение работ по обследованию объекта автоматизации;
- Исполнитель выставляет счет, а Заказчик оплачивает работы;
- Исполнитель и Заказчик издают приказы по компании (письменные распоряжения) об организации работ;
- Исполнитель формирует команду специалистов для проведения работ, а Заказчик – ответственных за взаимодействие в ходе работ;
- Исполнитель составляет согласованный с Заказчиком «Календарный план проведения обследования», получает от Заказчика информацию и документы, необходимые для начала обследования.
На этапе исследовательской работы в организации Заказчика экономистом- аналитиком проводится определение предметной области предстоящего Проекта по автоматизации предприятия (определяется перечень работ и услуг, их стоимость и требуемое на них время). При этом решаются следующие основные задачи:
- получение от Заказчика всех документов, необходимых для аналитики деятельности предприятия;
- выявление всех особенностей и отклонений в управленческой, учетной и отчетной политике предприятия Заказчика от аналогичных процессов, реализованных в типовой конфигурации программного продукта;
- анализ отклонений и подготовка рекомендаций по модификации программного продукта, используемого в автоматизированной системе Заказчика или бизнес-инжиниринга предприятия.
При проведении исследовательской работы бизнес аналитик использует следующие методики:
- анкетирование;
- интервьюирование сотрудников Заказчика;
- наблюдение за работой сотрудников (при необходимости).
Этап описания предметной области проекта начинается с анализа информации, документов и материалов, полученных от Заказчика, а также выявленных в процессе обследования и продолжается в течение всего периода исследовательской работы.
Результатом этапа является документ в письменном виде, в котором отражается:
- перечень необходимого программного обеспечения для реализации модернизации автоматизированной системы;
- рекомендации по модернизации существующего аппаратного и сетевого оборудования организации;
- рекомендации по оптимизации организационной структуры, бизнес-процессов и документооборота предприятия;
- рекомендации по подготовке к внедрению новой автоматизированной системы;
- программа обучения сотрудников предприятия;
- этапы работ по Проекту с учетом приоритетности внедрения;
- описание работ по каждому этапу Проекта и основные точки контроля (вехи).
- перечень необходимых доработок программного продукта;
- бюджет и продолжительность (расписание) Проекта.
После оформления и утверждения отчета руководителем компании Исполнителя он, в установленные Календарным планом сроки, представляется Заказчику для согласования с руководителем проекта (назначенным ответственным лицом) и утверждения руководителем предприятия.
Все вопросы (замечания), возникшие у Заказчика по отчету, оформляются им в виде
«Перечня вопросов (замечаний)» с указанием раздела, по которому возник вопрос. Составленный перечень направляется Исполнителю в письменном виде в сроки, предусмотренные Договором на проведение обследования для разрешения поставленных вопросов.
Требования Заказчика по изменению показателей предметной области Проекта могут быть оформлены отдельным приложением к Отчету, либо учтены при планировании Проекта по автоматизации предприятия.
Результаты работ отражаются в типовом документе «Акт приема-сдачи работ», подпись которого уполномоченными лицами Исполнителя и Заказчика означает завершение работ по Договору.
Утверждение Отчета руководителями организаций соответствует утверждению показателей предметной области предстоящего Проекта и означает:
для Исполнителя – готовность и способность провести Проект с установленными в отчете показателями качества, продолжительности и стоимости;
для Заказчика – готовность и способность оплатить работы Исполнителя в объеме и сроки, предусмотренные в Отчете.
